Tämä on Osteopatiakeskus Valo osk:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.6.2015, muokattu viimeksi 29.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Osteopatiakeskus Valo osk
Hietalahdenranta 19
00180 Helsinki
p. 010 505 5570

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava
Henri Ulmanen
Tammelan puistokatu 17 A 3
33500 Tampere
p. 0442545353, henriaulmanen@gmail.com

  1. Rekisterin nimi ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Osteopatiakeskus Valolla on kaksi eri rekisteriä:

  1. Osteopatiakeskus Valo osk:n asiakasrekisteri

Asiakasrekisterissä ylläpidetään osuuskunnan asiakkaiden asiakastietoja. Rekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseksi (asiakkaan hoidon ja tutkimusten suunnittelu ja toteutus) sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastoinniksi ja suunnitteluksi. Asiakasrekisteri toteutuu sekä sähköisesti että paperilla:

Käytössämme on sähköinen järjestelmä Diarium, jonka tuottaa Finnish Net Solutions Oy. Tähän järjestelmään kirjautuvat potilastiedot sekä ajanvaraukseen liittyvät tiedot. Ohjelma toimii GDPR-asetuksen mukaisesti

Esitietolomakkeeseen kirjatut tiedot sekä mahdolliset kopiot asiakkaan mukanaan tuomista, edeltävää hoitoa koskevista potilasasiakirjoista säilytetään paperisena versiona.

Tietojen käsittely perustuu henkilötietolain ensimmäisen ja toisen luvun säännöksiin (1, 4, 5 ja 8§).

  1. Osteopatiakeskus Valo osk:n uutiskirjerekisteri

Uutiskirjerekisteri sisältää asiakasviestinnän sallineiden asiakkaiden yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite). Valinta tapahtuu esitietolomakkeella ensimmäisen hoitokäynnin yhteydessä. Tietoja käytetään tiedottamiseen ja suoramarkkinointitarkoituksiin uutiskirjeessä 3-4 kertaa vuodessa.

  1. Oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (esitietolomake).

Terveydenhuollon laillistettuina ammattihenkilöinä olemme velvollisia kirjaamaan potilastiedot asiakasrekisteriimme ja myöhemmin myös Kanta-järjestelmään.

  1. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot:
Etu- ja sukunimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, ammatti ja työnkuva, alaikäisen huoltaja.

Yhteystiedot:
Postiosoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Terveydentilatiedot:
Asiakkaan subjektiiviinen oirekuva, harrastukset, terveydentila ja sairaushistoria (lääkärin diagnosoimat sairaudet, mahdollinen lääkitys, laboratoriset kokeet, kuvantamismenetelmät), traumahistoria, asiakkaan odotukset ja lupa annettujen tietojen rekisteröimiseen.

Osteopaattiseen tutkimiseen ja hoitoon liittyvät tiedot:
Osteopaatin vastaanotolla tapahtuvan haastattelun, tutkimisen ja hoidon pohjalta saadut tiedot.

Muuta:
Mahdolliset hoitoa koskevat laskutustiedot sekä ajanvaraustiedot. Tieto uutiskirjeen tilaamisesta sähköpostitse.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Henkilötiedot saadaan ainoastaan Osteopatiakeskus Valon esitietolomakkeen pohjalta asiakkaiden omalla suostumuksella. Tietoja voidaan saada myös julkisen tai yksityisen terveydenhuollon kautta, jos asiakas antaa luvan.

Asiakas:
Hänen itse ilmoittamat tiedot.

Hoitohenkilökunta:
Haastattelun, tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

Muualta hankitut tiedot ja peruste tiedonsaannille:
esim. sairaalan hoitoilmoitus potilaan luvalla.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osteopatiakeskus Valo osk voi luovuttaa asiakastietoja vain kyseiset tiedot omaavalle henkilölle hänen näin halutessaan tai voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kaikki potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja osteopatiakeskuksen henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 §, muut (653/2000)):
Potilaan suostumuksella; jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa luovuttaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Erityislain nojalla (tietojen luovuttamisesta säädetty muussa laissa) toimintayksikön / STM:n luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 28 §).

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä henkilötietolain edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n ulkopuolelta.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja saa käyttää ainoastaan asiakkaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin (laki potilaan asemasta ja oikeuksista ( 785 / 992 ) 13 §).

Manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka on suojattu osuuskunnan ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla. Ainoastaan Osteopatiakeskus Valo osk. työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kukin käyttäjä saa ylläpito- ja/tai selausoikeuden ainoastaan oman toimenkuvansa kannalta tarpeellisiin tietoihin. Tietojärjestelmä on suojattu ja sinne pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Jokainen osuuskunnan asiakasrekisterin tietoja käsittelevä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Rekisterinpitäjä vastaa käyttäjäryhmien tietosuojakoulutuksesta.

  1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietolain 26§ mukaan Asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka Asiakkaan tulee toimittaa Osteopatiakeskus Valo osk. asiakasrekisteristä vastaavalla yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus on ainoastaan asiakkaalla itsellään, asiakkaan holhoojalla tai edunvalvojalla ja se on maksuton kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Asiakkaalla on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot ja halutessaan saada ne kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Ellei tarkastusoikeutta ole toteutettu kuukauden kuluessa katsotaan tarkastuspyyntö evätyksi.

Henkilötietolain 29§ mukaan Asiakkaalla on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista kirjallisella ja Asiakkaan allekirjoittamalla pyynnöllä, joka rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee henkilö, jolla on siihen oikeus (tiedon tallentanut terveydenhuollon ammattihenkilö tai rekisteristä vastaava henkilö). Virheellinen tieto yliviivataan / siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen, että korjattu tieto on myöhemmin löydettävissä. Asiakkaan tiedostossa näkyvät vain korjatut tiedot. Tiedon korjaamispyyntö käsitellään 7 vrk:n kuluessa, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön kirjaamisesta

  1. Tietojen säilytysaika

Asiakasrekisteriin kirjattuja henkilötietoja säilytetään laissa määritelty aika (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista).

Uutiskirjerekisterin tietoja säilytetään siihen asti, että henkilö lopettaa uutiskirjeen tilauksen.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30§ mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja ja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Yhteystiedot (ei hoitojaksoihin liittyviä potilastietoja) voivat näkyä myös Osteopatiakeskus Valon kirjanpitäjälle laskutustietojen yhteydessä.

Osteopatiakeskus Valo seuraa nettisivujensa kävijämääriä Google Analytics –ohjelmalla. Ohjelma käyttää seuraamiseen käytetyn laitteen ip-osoitetta.